A4一枚評価制度と組織のためのABA(応用行動分析学)

社労士やら人事コンサルやら行動分析の研究やら猫やら馬やらで毎日過ごしています。

なぜ「就業規則」ではなく「ルールブック」なのか。

2016/11/11

 

最近、娘がコーヒーが飲めるようになったと自慢してきます。

 

ほー、大人じゃん。
と思って、観察していたところ、

 

 

 

コーヒー2、牛乳8でした。

 

 

節子、それコーヒーやない、コーヒー牛乳や。😥

 

ちなみ妻はいまだにコーヒー飲めません。

 

 

さて、木曜日の本題は「会社ルールブック」です。
「A4一枚評価制度」と並んで弊社のメイン業務となっています。

 

完成したものは、こんな感じ。

 

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大きさは、市販のバイブル手帳のリフィルと同じ大きさか、
それより一回り小さいミニサイズで作ることが多いです。

 

一人一冊持てることが大事なのです。
いつでも持ち歩いていて、すぐ「使える」ことができないと意味がない。
どんなに素晴らしい内容のものが書かれていても、引き出しの中にしまいっぱなしではダメ。

 

あと、よくご質問をいただくのは、

「職場のルールって、就業規則で定めるものでは?」
「ルールブックって就業規則とは違うの?」

というようなこと。

 

 

 

はい。違うのです。

 

 

何が違うって言われると、書かれている内容や形や大きさ、文章の言葉遣いなどいろいろ違うのですが、一番の違いはこれ。

 

 

 

「役割」が違うのです。

 

 

何に使うかっていうその目的。
その目的にたどり着くための役割を担うツールなんです。

 

就業規則は、労基法で定められている明示事項があり、
労働争議や裁判などでも、根拠としてどのような明記がされているかを問われることが多いのです。
そのため、そのようなケースに応じた「役割」を担うことができるように使います。
言葉も法律的な用語が多く、リスクを想定して作る必要が出てきます。

 

ルールブックは、会社の理念を浸透させたり、普段の職場において実際に活用されるルールを守ってもらうためのもの。

例えば、休みの申請の仕方だったり、クレームが起きた時の対応だったり、非常時の緊急連絡手段だったり、会議の進行方法だったり、ホウ・レン・ソウのやり方だったり、そのような「使える」ルールを分かりやすい言葉と表現で記載して作ります。

 

就業規則に理念や指針を載せたり、具体的な職場のルールを載せて活用しようとすることも、もちろん考えられます。

 

でも、やっぱり「役割」が違うツールだと難しいのです。(やってきた実感です)

 

法的根拠や明示事項が法律で決められている就業規則では、
どんなに良いことが記載されていたとしても、
本当に会社が伝えたいところよりも、そうでないところばかりが目にとまり、本来の役割が果たせないことになってしまうのです。

 

例えが適切がどうかは微妙ですが、
同じ木を扱うツールとして、「のこぎり」や「彫刻刀」があります。

 

たくさん立っている木を切るときには、「のこぎり」を使うのが最適であり、
細かい加工をするときには、「彫刻刀」を使うべきなのです。

 

のこぎりに彫刻刀の要素を加えたり(一部を小さく加工できる刃をいれるとか)、
彫刻刀にのこぎりの要素を加えたり(大きくしてギザギザの部分を付けるとか)しても、
結局本来の役割を果たせずに、「使えない」ツールになってしまうのです。

 

なので、就業規則とルールブックは、その役割を最大限果たせるようにしっかり分ける!

 

就業規則は「リスク回避」、ルールブックは「組織活性」。

 

これをおススメしています。

 

中途半端に盛り込んで、本来の役割を果たせなくなっては意味がないだけではなく、
マイナスになってしまいます。

 

 

ちなみに、会社ルールブックの構成は次のような構成になっています。

 

組織が目指す目標

どんな行動をすれば、組織の目標につながるのか。
「意識を高める」「やる気を全面に出す」というような、目に見えない目標ではなく、
目に見える「行動」を掲げます。

この「行動」の策定の方法は、会社規模や成長度、業態などにより変わってきます。
「行動」がすでに決まっているけれど浸透していない企業、
まずは「行動」を決めるところから始める企業、どちらでも取り組むことができます。

職場で守るべきルール

職場で守るべき大切な「ルール」をここでわかり易い文章で伝えます。
職場での規律や、書類の提出、年次有給の取り方、備品の扱い方、給与の内容・・・etc

この職場の「ルール」があやふやになっているため、時間や管理でコストがかかっていることがとても多いのです。職場での問題も起きやすくなります。

職場の「ルール」というと、就業規則を考えられるかもしれませんが、
どんなに良い就業規則を作ったとしても、それでは社員が職場のルールを守るようにはなりません。
もっとわかり易い言葉で、そして本当に会社が伝えたい「ルール」だけをメッセージとして伝えるところがポイントになっています。

行動を増やすための仕組み

「行動」が決まったら、今度はその行動が繰り返しでるための「仕組み」を作ります。
しかし、ただ単に「これをやれ」「こう動け」といっても、思うようには動かないものです。

「行動」を増やすために、たくさんのバリエーションのシートの中から、会社にあったものをアレンジして行きます。
例えばチェックシート、ポイントシート、10年計画表、私の目標、感謝カード・・・etc
20種類以上のものの中からアレンジして使っていきます。
貴社オリジナルのアイデアで、全く新しい「仕組み」ができることもたくさんあります。

 

(※上記の3つは弊社ホームページより抜粋です。決して使いまわしで楽しているわけではありません)

 

ご興味がございましたら、お問い合わせくださいー。

 

 

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