株式会社MillReef、日本ABAマネジメント協会の榎本です。
一日おきに、
「A4一枚評価制度＆小さな会社の人事戦略」と、
「行動分析学で人を動かす」
というタイトルに関するメールを、お送りさせていただいています。
いつでもこちらから配信停止（https://i-magazine.jp/bm/p/f/tf.php?id=nearco）できますので、
お気軽な気持ちで読んでいただければ、大変嬉しいです。
本日は、「会社ルールブック」に、
どんな項目を盛り込むと効果的か。
それをお伝えします。
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★「会社ルールブックに盛り込む内容」。【A4一枚評価制度と小さな会社の人事戦略】
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会社ルールブックは、職場の風土を良くするための、
たくさんのアイデアを盛り込むことが出来ます。
例をいくつか挙げていってみます。
この盛り込む内容は、本当に会社や組織で、
自由に作ることが出来ます。
ぜひ、本当に浸透させたい、
伝えたいことを載せていきましょう。
□企業理念・経営方針
一人一冊、いつも携帯するルールブックです。ぜひ１ページ目はこれを入れて、
浸透させていきましょう。
□入社動機
空白の記載できる枠を作り、そこに入社した時の気持ちを書いてもらいます。
すでに入社してから日にちが立っている社員にも、
初心に戻ってもらって書いてもらいましょう。
□評価する社員、評価しない社員
会社や店舗が、どんな社員を評価して、どんな社員は評価しないのか、
しっかりと明文化して記載しましょう。
例えば、周りへの協力ができる人、スピードがある人、
進んで人の嫌がる仕事をする人・・・等々。
職場でどんな振る舞いをすればいいのか、
働く人に取って明確になっていきます。
また、評価する管理者も、明確な基準を共有で持つことにより、
ブレがなく評価できるようになります。
□あいさつ、言葉づかい、身だしなみ等
接客マニュアルにあるようなことも、
いつも目にすることで身につくスピードが早くなっていきます。
確認のためにも便利です。
□入社時に必要な書類
新しく入ってくる社員に説明するとき、
いちいち担当部署に確認しながらだと手間がかかります。
また、口頭だけで伝えると、
不備や不足が発生して無駄を生み出すことになります。
ルールブックに入社に必要な手続きを載せて、
そのまま本人に説明できるようになります。
□遅刻・欠勤・早退
遅刻や欠勤などをするとき、事前に誰にいつまで連絡するのか、
しっかりルールを作って記載しておきましょう。
また、勤怠がどれだけ大事か、評価の対象であることも伝えておきましょう。
これを載せるだけで、遅刻が大きく減っていきます。
□休日、休暇
通常の休日がいつなのか、休暇はどんな種類があるか明記しておきましょう。
そして、休日や休暇の目的は、心身をリフレッシュして、
業務に励んでもらうためということも、会社のメッセージとして伝えたいところです。
□年次有給休暇
急にまとめて有給休暇を取得されると、周りの社員に迷惑がかかります。
いつまでに提出するのか、周りへの協力も含めて記載しましょう。
□給与
働いている人が一番興味のある項目かもしれません。
どのようにしたら給与が上がるのか、手当の意味や、
控除されているもの意味の説明なども伝えると、社員の安心感も増していきます。
□賞与
いつどんな条件で支給されるのか、業績によって減ることや、
業績次第で支給しないこともあるのか、どの期間が査定対象なのか、
給与同様にしっかりと伝えることで安心感が生まれます。
□インセンティブ
通常の給与以外に、業績に応じて支給するような給与がありましたら、
ぜひ記載したいところです。
□服務規律
「服務規律」だと堅い言い方ですので、
「守るべき職場のルール」などとした方がいいかもしれません。
ここで、やってはいけないこと、例えば、
所定の場所以外では喫煙しない、職場の備品を乱暴に取り扱わない、
接客中の私語はしないように、などの職場で業務中に守るべきルールをどんどん書いておきます。
この項目は、会社で決められたものともに、職場単位でミーティングなどをして、
全員参加で自分たちでルールを決めると、より効果的です。
自分たちで決めたルールは、与えられたルールより守ることが確かなのは言うまでもないことです。
□懲戒
本来は望ましいことではありませんが、
ルール違反で周りに迷惑をかける時には懲戒を行わないといけない場合もあります。
軽いものでしたら、注意や始末書ですが、ひどい場合は減給や出勤停止、
最終的には懲戒解雇もあります。
どんな懲戒があり、どんな時に適用されるのか、明記することで牽制効果が生まれます。
□慶弔関連
結婚やお葬式など、人生の節目の時の会社からの好意は、
とてもありがたく嬉しく思うものです。
会社と社員をつなぐ機会でもありますので、会社からの姿勢をしっかりと表したいものです。
□退職
この項目を載せるか載せないかは、会社によって結構分かれます。
もし載せるのであれば、退職時の返却物や引き継ぎをいつまでにしなければいけないか、
そこら辺りを記載しておきましょう。
退職時の未返却や欠勤等は多く見られる問題で、それを解消する必要があります。
□届出一覧
報告書はどこにいつまで？事故が起きたらどこにいつまで？
住所の変更はどこにいつまで？
などを一覧にしてルールブックに記載しておけば、
その都度確認しながら行なう手間が、社員も管理者も減り、間違いも少なくなっていきます。
長くなりましたので、続きは次回に！
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★編集後記
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実際には、上記のようなものに、
イラストをつけて、
親しみやすいものを作ります。
大事なのは、
わかりやすいことと、
目的につながること。
目的とは、
職場の風土の形成です。
それにつながるような内容、
言葉の言い回しを考えていきましょう。
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★DVD情報
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日本法令様より『「Ａ４一枚評価制度」の作り方・運用の仕方』DVDが
発売されました。動画での解説とツールが一式手に入ります。
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同じく日本法令様より、そのまま評価者研修が実施できるDVD、
『さまざまな人事評価制度に使える評価者訓練実践講座」が発売されました。
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★セミナー情報
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