株式会社MillReef、日本ABAマネジメント協会の榎本です。
「A4一枚評価制度＆小さな会社の人事戦略」と、
「行動分析学で人を動かす」
というタイトルに関するメールを、お送りさせていただいています。
いつでもこちらから配信停止（https://i-magazine.jp/bm/p/f/tf.php?id=nearco）できますので、
お気軽な気持ちで読んでいただければ、大変嬉しいです。
昨日までの暦での4連休は、
どこにいってもすごい人出だったようです。
私は近所への買い物程度でしか出かけませんでしたが、
どこのお店も、レジに何人も並ぶほどの人の多さでした。
マスクやアルコール消毒などがマナーとなって定着し、
自粛がなくなり、元の生活に戻っていくのでしょうか。
経済活動の中にいて、それらの企業のサポートをする仕事をしている私には、
なんだか少し希望が出てくるような4連休でした。
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★「期中のサポートが大変だといわれたら」【A4一枚評価制度＆小さな会社の人事戦略】
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A4一枚賃金制度、評価制度は、
できる限り仕組みをシンプルにして、
運用に力を入れて、効果をちゃんと発揮しよう、
というコンセプトです。
この運用の「肝」として、
非常に重要なのが期間中の「サポートシート」のやり取りです。
サポートシートというのは、
A4一枚評価制度の中で提案しているもので、
2週間に1回、もしくは1か月に2回以上、
部下が上司に提出するシートです。
自身の目標の進捗状況や、
求められる評価項目を自身で見返して、
目標の進捗状況や、自己成長のために取り組んだことを、
上司に報告するようなシートです。
手間ができるだけかからないように、
15分ぐらいで記入（入力）できるようにしています。
なぜこの頻度より多く、としているかといえば、
行動に対しての結果（上司の反応など）が、
遅延すればするほど、その行動に与える影響が薄れていきます。
良いことへの承認による動機づけ、行動の習慣化と、
できないことへの指導からの修正。
どちらも早ければ早いほど効果が大きく、
遅ければ遅いほど意味がなくなってきます。
これが１か月だと遅すぎるのです。
なので、少なくとも1か月に2回は、
とお勧めしています。
（必須でお願いします、としていることが多い）
形骸化してうまくいっていない評価制度のほとんどが、
この期中の仕組みをつくっていません。
期初はちょっと取り組み、
期間中は何もやっていなく、
期末に思い出したように目標や評価項目をみる、
となってしまっています。
これでは、成果を出すことにも、成長にもつながりません。
やってはいる、けど、ただ大変なだけ、になります。
人事評価なんて意味あるの？状態です。
真ん中の期間中に、ツールを用いて上司・部下のコミュニケーションを多く持ち、
成果や成長への効果を出すことが大事なのですね。
ところが、期初と期末は「締め切り」があるので、
取り組むのですが、期中はそれがないためにほったらかし。
そこで、期日を決めて月に2回、
コミュニケーションツールであるサポートシートの提出を行うのですが、
ここでタイトルのご意見が出てくるわけです。
「1か月に2回も提出するのは大変だ」
「半月程度では変わらない」
「もっと負担を少なくできないか」
「業務を優先すべきだ」
というようなものです。
そして、これらの意見はどちらかというと、
作成・導入時には参加していない管理者などから、
上がってきます。
・人事評価の目的
・早めのフィードバックの大切さ
・ほったらかしにしない上司のマネジメントの仕組み
これらの認識が抜けてしまっているため、
サポートシートの仕組みを定着させることのメリットに気づけていないのです。
「忙しくて斧の刃を研ぐひまがない」
といって、切れない斧で仕事をしていて、
生産性の低い状態から抜け出せません。
これが、多くの企業で運用の中で出てくる課題なのです。
そして、このような相談に対して、
いつも私は下記のように回答しています。
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・サポートシートの目的は、「自分で振り返ること」です。
・年間の会社の目標、組織目標が何だったかを見ることで、ベクトル合わせと目標の浸透ができるようになります。
・個人の目標が何だったかを確認、求められる期待項目が何だったかを確認できます。
・自身が何をしたら評価されるのか、半年忘れているのではなく、見て振り返るだけでも効果は大きいです。
・上司は、頑張っている人をしっかり承認、サボってしまっている人に指導ができるようになります。（半年後にやっても意味は無い）
・上司と部下でコミュニケーションが増えます。（日々の仕事のことではなく、人材育成や会社の年間目標に関するコミュニケーション）
・人事や経営者も、サポートシートを見れば、どれくらい目標に近づいているか、止まっているかなどが確認できます。
このサポートシートの習慣が定着すれば、
上記のような効果が出てきます。
逆に、手間がかかるからといってやめてしまうと、
半年後に思い出しながら、点をつけるだけになり、
人材育成や成果の達成などにはつながりません。
形骸化している人事制度はたいていこのパターンです。
新しい取り組みは「テイクオフ曲線」（自転車も飛行機も、最初はエネルギーがとてもかかる。軌道になるまでは頑張る必要がある）を意識して、 取り組むことが重要です。
頑張ってまずは一年間継続しましょう。
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成果も成長も。少し先の目標に向かって、
今日何を継続できるか、がとても重要です。
毎日1時間の勉強、5kmのランニング。
今やらなくても困らないことを、
今やる人が成果を手にし、成長しています。
一人では、緊急度のないこの行動に、
先生やコーチがサポートすることで、継続を可能にします。
上司とサポートシートが、
将来の成果と成長を可能にするのです。
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★編集後記
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大事なのは、毎回「評価」をするのではなく、
「取り組み」を報告すること。
やっていなければ、やっていない、
の報告でよいのです。
狙いは「自身で振り返ること」の仕組みの構築なのです。
新しい取り組みには、
必ず誰もが抵抗があるもの。
1年間は継続し、
その効果が実感できるようになれば、
自分から前向きに取り組んでくる人が出てくるようになります。
それまで、
ぜひ頑張ってください。
この仕組みが定着した企業は、
とても強くなります。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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