「A4一枚評価制度」はなぜ「A4一枚」なのか。

 

ショートショート　「結婚50年の秘訣」

 

ある田舎町で結婚50周年を迎えた老夫婦に地元の新聞社がインタビューした。

インタビュアー
「50年間も結婚を続けてこられた秘訣は？」
すると夫が昔を振り返って懐かしそうに答えた。

老夫
「わしらは新婚旅行でメキシコへ行ったんじゃ。
そしてロバを借りて二人で砂漠をのんびりと歩き回った。

すると妻の乗ったロバが急にガクンと膝を折り、妻は落ちてしまったんじゃ。
妻は『　1　』と言うと何事も無かったようにロバに乗り、再び散歩を続けた。

するとまたそのロバが急に膝を折ってな、妻はまた落ちてしまった。
妻は『　2　』と言うとまた何事もなかったようにロバに乗った。

そして三度目に落とされたとき、荷物の中からリボルバーを取りだして、
ロバを撃ち殺してしまったのじゃ。

わしゃあ、びっくりしてな。
いくらなんでも撃ち殺すことはなかろうと妻をひどく叱ったんじゃ。
そうしたら妻が言ったんじゃよ」

インタビュアー
「何て？」

老夫
「『　1　』」

 

さて、月曜日はA4一枚評価制度に関するテーマのブログです。

 

タイトルにもある通り、なぜA4一枚なのか、というところを書いてみたいと思います。
人事評価をなぜ「A4一枚」にするのか。
これには明確な理由があります。

 

 

これは、当時「A4一枚なんちゃら」が流行っていた
「アクセスのしやすさ」が最大のポイントです。

 

つまり、人事評価が効果を発揮するためには、期中にどれだけマネジメントできるか、というところにかかっています。

 

給与や賞与を決定するだけだったら、最後の最後に半年や一年の振り返りを査定すればよいですが、それでは人事評価の目的の一部も成さないです。

 

大事なのは、人事評価制度というツールを使って、「人材育成」と「業績向上」を実現すること。
そうなると、期中にどれだけ人事評価に基づいたマネジメントができるかが重要なわけです。

 

この期中のマネジメントをできるだけ行ないやすくするには、人事評価制度の項目や内容の確認を、いつでもどこでもできるようにすることが必要です。

 

そのためには、「A4一枚」にして、項目数を絞って見やすくして、ファイリングして机の上においておくことが現状ベストなのです。

 

つまり、すぐにパッと手に取って見るために「A4一枚」だといいですよ、ということ。
机がない仕事でしたら、紙ファイルでいつも持ち歩いても良いでしょう。
そんなに負担にはならないはずです。

 

もちろん、A3ベースでもファイルにはできて持ち運びもできますが、
一度紙を開いて、数多い項目を目で追いかける手間が意外と「行動コスト」になってしまっているのです。

 

繰り返しますが、重要なのはパッとみて、項目がすぐにわかること。
そのためには、10～15項目ぐらいの評価内容に絞り、A4一枚にしておくと良いのです。

 

先ほどの「行動コスト」とは、例えればこんなお話。

 

ダイエットをしたい私。
でも、テーブルの上に袋があいた状態でお菓子が置いてあるとついつい手に取って食べてしまいます。

 

しかし、同じお菓子が、脚立に乗らないと届かない上の方の食器棚にあって、更に鍵で施錠されているケースの中に入っていたとしたら、手に取るまでいかないで食べずにすみます。

 

つまり、目的のものを手に入れるまでにどれだけの行動の工数が必要になってくるかで、
実際に手に取るかどうかは変わってくるのです。（めんどくささです）

 

現状、一般的な人事評価制度はどうなっているか。
確認したい成果目標とそのための行動目標。
課題とされるスキルと、求められる姿勢。

 

それが、パッと上司も部下も見ることができるようになっているのか。

 

これらの項目が、期末の最後だけ見て確認していてても、人材育成や成果達成による業績向上には辿りつくわけがないのです。

 

ただし。

 

項目を絞ってA4一枚にして、紙ベースでファイリングするのは、
「現状」ベストかと思われるのでやっていますが、もっと簡単にアクセスできてわかりやすくなれば、方法は何でもよいのです。

 

今は、人事評価をクラウドなどのシステムで行うのが増えてきています。

 

ただ、現状は上司・部下がともにアクセスしやすいかと言われれば、あまりそうとは言えません。
PC開いて、本人アカウントでログインして、シートを選んで、プルダウンして・・・。
みたいな行動コストがかかってしまうのですね。

 

これではやらなくなってしまう。

 

もし、いまのA4一枚で紙ファイリング形式よりも簡単にアクセスできるようになるツールができれば、そちらでどんどんやっていく方がよいですし、私も移行すると思います。

 

まとめますと、A4一枚にしているのは、
「一番行動コストがすくなく、項目が確認できるから」
なのです。

アクセスしやすさ！
とても重要です。

長文、最後までお読みいただきありがとうございました。

 

 

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本日の日課　60点　ちょっと忙しくなってきてしまいました。

（日課とは、私のオリジナルで作製した「行動アシスト手帳」に書かれている毎日やる25項目のうち、何項目やったかを点数化したものである。どんな項目かはナイショ。）

-A4一枚評価制度